Cada uma das contas nesta equação mostra no balancete da empresa e os contadores usam entradas de débito e crédito para registrar as transações em cada conta.
A contabilidade de dupla entrada está em uso há mais de 600 anos e foi vista pela primeira vez em uso por bancos e comerciantes na Itália.
Contabilidade de entrada dupla definida
Fiel ao seu nome, contabilidade de dupla entrada é um método contábil padrão que envolve o registro de cada transação em pelo menos duas contas, resultando em um débito para uma ou mais contas e um crédito para uma ou mais contas.
O valor total das transações em cada caso deve ser equilibrado, garantindo que todos os dólares sejam contabilizados. Normalmente, os débitos são anotados no lado esquerdo do razão, enquanto os créditos são normalmente anotados no lado direito.
As empresas de capital aberto devem usar o sistema de contabilidade de dupla entrada, como é exigido por lei. As empresas de capital aberto devem seguir as regras e os métodos contábeis ditados pelos princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP), que são controlados pela entidade não-governamental Financial Accounting Standards Board (FASB).
A contabilidade de dupla entrada também serve como a maneira mais eficiente para uma empresa monitorar seu crescimento financeiro, especialmente à medida que a escala de negócios cresce.
Mantendo Livros Exatos
À medida que o negócio de uma empresa cresce, a probabilidade de erros administrativos aumenta. Embora a contabilização de entrada dupla não impeça totalmente os erros, limita o efeito que os erros têm nas contas globais.
Como as contas são configuradas para verificar cada transação para garantir que ela salve, os erros serão sinalizados para os contabilistas rapidamente, antes que o erro produza erros subsequentes em um efeito dominó. Além disso, a natureza da estrutura da conta facilita o rastreamento de entradas para descobrir onde um erro se originou.
Tipos de conta
Quando você emprega contabilidade de dupla entrada, precisará usar vários tipos de contas. Abaixo estão alguns tipos de contas principais.
Contas de ativos mostram dólares associados a coisas que uma empresa possui, como o dinheiro em sua conta corrente ou o preço pago pelo seu depósito.
As contas de passivo mostram o que a empresa deve, como uma hipoteca do edifício, empréstimo de equipamento ou saldos de cartão de crédito.
Contas de renda representam dinheiro recebido, como receita de vendas e receita de juros.
Contas de despesas mostram o dinheiro gasto, incluindo bens adquiridos para venda, custos de folha de pagamento, aluguel e publicidade.
O sistema de partidas dobradas exige um plano de contas, que consiste em todas as contas do balanço patrimonial e da demonstração do resultado em que os contadores fazem lançamentos. Uma determinada empresa pode adicionar contas e adaptá-las para refletir mais especificamente as necessidades de operações, contabilidade e relatórios da empresa.
Usando o software de contabilidade
A maioria dos softwares de contabilidade para empresas usa contabilidade de dupla entrada; sem esse recurso, um contador teria dificuldade em rastrear informações como estoque e contas a pagar e preparar registros de final de ano e impostos. A estrutura básica de contabilidade de dupla entrada vem com pacotes de software de contabilidade para empresas. Ao configurar o software, uma empresa configuraria seu plano genérico de contas para refletir as contas reais já em uso pela empresa.
O software de contabilidade geralmente produz vários tipos diferentes de relatórios financeiros e contábeis, além do balanço patrimonial, demonstração de resultados e demonstração dos fluxos de caixa. Um relatório comumente usado, chamado de balancete, lista todas as contas no razão geral que têm alguma atividade.
O balancete identifica todas as contas que têm um saldo devedor normal e aquelas com um saldo de crédito normal.
O total do balancete deve ser sempre zero e o total de débitos deve ser exatamente igual ao total de créditos.
Exemplos de contabilidade de entrada dupla
Como exemplo de contabilidade de dupla entrada, se você fosse registrar receita de vendas de US $ 500, precisaria fazer duas entradas: uma entrada de débito de US $ 500 para aumentar a conta do balanço chamada "Dinheiro" e uma entrada de crédito de US $ 500 para Aumente a conta da demonstração de resultados chamada "Receita".
Outro exemplo pode ser a compra de um novo computador por US $ 1.000. Neste exemplo, você precisaria inserir um débito de $ 1.000 para aumentar sua conta de despesas de "Tecnologia" de demonstração de resultados e um crédito de $ 1.000 para diminuir sua conta "Caixa" de balanço.
O oposto também vale: se sua empresa toma dinheiro emprestado de um banco, seus ativos aumentarão, mas seus passivos também aumentarão no mesmo montante. A contabilidade de dupla entrada verifica a precisão porque depois de concluir suas entradas, a soma das contas com saldos de débito deve ser igual à soma das contas de saldo de crédito, garantindo que você tenha capturado as duas partes da transação.