Se você abriu ou expandiu uma loja de varejo nos últimos anos, você sabe que não vender on-line (provavelmente) nunca foi uma opção. Embora o e-commerce forneça acesso a mercados muito maiores, isso também complica até mesmo as operações de varejo mais simples, e uma das coisas mais difíceis de fazer é descobrir quais impostos de vendas se aplicam. Aqui está uma visão geral de quando você deve coletar o imposto sobre vendas e como controlar tudo.
Quando você cobra o imposto sobre vendas do seu próprio estado ?
Geralmente, você coleta o imposto sobre vendas de seu estado sobre pedidos feitos de dentro ou entregues em seu próprio estado. Na maioria dos estados, você não deve cobrar impostos sobre vendas locais em pedidos fora do estado.
Por exemplo, Massachusetts cobra imposto sobre vendas quando o comprador
- pega o item em Massachusetts, ou
- tem o item entregue em um endereço de Massachusetts, ou
- faz seu pedido enquanto em Massachusetts.
Se o seu comprador de fora do estado fizer um pedido usando o computador em casa para entrega em outro estado, você não receberá o imposto sobre vendas local.
E quanto aos impostos locais?
Muitos estados têm um imposto sobre vendas em todo o estado e uma cidade local ou impostos sobre vendas do condado. Você deve coletar todos os impostos aplicáveis e, em geral, deve coletar a taxa de imposto sobre vendas que se aplica no local da venda. Califórnia segue esta regra.
Quando você cobra o imposto sobre vendas de outro estado?
Você normalmente só coleta imposto sobre vendas para outro estado quando tem uma presença física nesse estado.
Em termos legais, isso é conhecido como o teste do nexo.
Uma presença física pode incluir uma loja de varejo, depósito ou escritório corporativo, mesmo que a instalação não esteja aberta ao público. Em alguns estados, celebrar um contrato de afiliação com um residente do estado também pode estabelecer uma presença física nesse estado.
Se você fizer negócios nos locais de seu cliente, verifique com seu consultor fiscal se a viagem para um estado e a realização de negócios causariam o acionamento das regras de impostos sobre vendas do estado.
Como você determina a localização de uma venda on-line?
Uma transação que ocorre totalmente on-line é geralmente tributada pelo endereço de entrega. Os Estados presumem que os pedidos on-line são colocados fisicamente a partir do endereço de entrega com a intenção de usar o item no endereço de entrega. Certifique-se de que os estados específicos com os quais você faz negócios estejam de acordo com isso, para o caso de alguns variarem de faturamento versus endereços de envio.
Como você controla as diferentes taxas de imposto?
Você é responsável por coletar a taxa de imposto sobre vendas correta e atual em todas as vendas que exigem a coleta do imposto sobre vendas. Com taxas diferentes em cada estado, município e cidade, a taxa de imposto sobre vendas pode mudar praticamente a qualquer momento.
Cada estado geralmente tem um banco de dados on-line com taxas de imposto sobre vendas atuais. A maioria das plataformas de comércio eletrônico procura o endereço do cliente automaticamente e cobra a alíquota de imposto aplicável. Você é responsável apenas por selecionar as jurisdições para as quais você precisa coletar impostos sobre vendas.
Utilize sistemas sincronizados e certifique-se de que seus provedores de tecnologia atualizem as taxas de imposto sobre vendas em tempo real para garantir que suas taxas de imposto permaneçam em conformidade.
Com a atual tecnologia de contabilidade, é realmente mais fácil alavancar sistemas do que os profissionais mais experientes para garantir que você esteja atualizado com suas tarifas.
O que você faz com o imposto sobre vendas que você coleta?
Você deve enviar os impostos sobre vendas que você retém ao estado apropriado. Muitos estados, como o Michigan, exigem que você envie declarações de imposto sobre vendas mensais.
Como você está coletando o imposto diretamente do cliente, não o considera como parte de sua receita. Deixar de pagar a quantia correta integralmente e no prazo é uma ofensa muito mais séria do que atrasar seu imposto de renda, e isso poderia levar à perda do direito de fazer negócios dentro do estado, bem como pesadas multas.
Use um contador profissional, CPA, contador ou serviços de contabilidade terceirizados para acompanhar os impostos sobre vendas coletados com precisão, manter os fundos em contas separadas e configurar pagamentos automáticos de impostos sobre vendas para cada estado.