Quando e por que você precisa do formulário W-9?
Quem deve emitir formulários 1099-C?
As instruções para o formulário 1099-MISC da Receita Federal explicam as várias situações que exigem que uma empresa emita formulários 1099-MISC.
Você deve preencher, arquivar e emitir este formulário para todos os fornecedores ou contratados - não funcionários - para os quais você pagou US $ 600 ou mais durante o ano.
Um funcionário é alguém cujo trabalho você ou sua empresa controlam. Se você paga alguém para atender seus telefones, ele é mais provável que seja um funcionário porque você define seu horário e dita o que ele deve fazer enquanto está no relógio. Os funcionários não precisam do formulário 1099-MISC.
Se você pagar alguém para limpar seu escritório quando você não está aberto para o negócio e ele chega e faz isso às vezes deixado a seu critério, ele é mais provável que um contratante independente e ele requer Formulário 1099-MISC. O Internal Revenue Service explica os pontos mais delicados de identificação de contratantes independentes vs. funcionários.
Exceções à regra do contratante / fornecedor
Você não precisa emitir formulários 1099-MISC para corporações C e S ou para entidades das quais adquire produtos, como mercadorias que você revenderá posteriormente.
Os pagamentos feitos a contratados e fornecedores por cartão de débito, cartão de crédito ou por meio de terceiros, como o PayPal, também estão isentos - o IRS usa um método diferente para rastrear essas transações.
Quando pedir um formulário preenchido W-9?
É uma boa prática solicitar que um contratado independente forneça um Formulário W-9 preenchido assim que a empresa souber que terá que emitir um 1099.
Mas, às vezes, deixamos que essas solicitações caiam até janeiro, quando analisamos nossos registros contábeis e percebemos que não chegamos a esse ponto.
Se você precisar emitir um 1099-MISC e não tiver um formulário W-9 preenchido no arquivo, diga algo como: "Ei, vou enviar seu 1099-MISC até o final de janeiro e percebi que não tem um W-9 de você. Você poderia preencher um e enviá-lo para mim? " Isso permite que o contratado saiba que as informações no formulário W-9 serão usadas para gerar um documento fiscal específico.
Incentive as pessoas a enviarem seus Formulários W-9 completos de maneira segura. Um W-9 preenchido inclui informações confidenciais, como o número do Seguro Social da pessoa. Esses dados devem ser mantidos o mais privados e seguros possível para minimizar o risco de os dados caírem nas mãos erradas. Transmitir um Formulário W-9 preenchido como um anexo de arquivo inseguro a um email não é recomendado. Peça para recebê-lo pelo correio, entrega em mãos ou como um anexo de arquivo protegido por senha em um email.
NOTA: As leis tributárias mudam periodicamente e as informações acima podem não refletir as alterações mais recentes. Por favor, consulte um profissional de impostos para obter os conselhos mais atualizados. As informações contidas neste artigo não se destinam a assessoria fiscal e não substituem o aconselhamento tributário.
Leitura adicional:
- Saiba mais sobre o formulário W-9
- Faça o download de um formulário em branco W-9 do IRS (pdf)
- Baixe as Instruções para Solicitantes do Formulário W-9 do IRS (pdf)
- Como preparar o formulário 1099-MISC para 2013 (sobre direito empresarial e impostos)