O formulário W-9 é um documento relativamente simples
Você também pode ser solicitado pelo seu banco ou outras instituições financeiras para preencher o formulário W-9 para que eles possam preparar vários tipos de formulários 1099 para relatar os juros, dividendos e outros tipos de renda que você ganhou para o IRS. Você pode até ser solicitado quando abrir uma conta.
E, claro, se você ou sua empresa pagarem consultores ou contratados independentes, você terá que lidar com os meandros do Formulário W-9 também. Felizmente, eles não são complicados.
Onde obter o formulário W-9?
Na maioria dos casos, a empresa ou instituição financeira lhe dará um formulário em branco W-9 e pedirá que você o preencha. Caso contrário, se você ou sua empresa estiverem na posição de ter que emitir o Formulário W-9s para contratados independentes, você poderá fazer o download do formulário no site da Receita Federal.
Preenchimento do formulário W-9
O preenchimento do formulário W-9 é bastante simples. Basta fornecer seu nome e número do seguro social. As empresas devem indicar seu nome e seu número de identificação de empregador lá.
Ao enviar o formulário W-9, você certifica ao IRS que o número de identificação fiscal que você está fornecendo está correto e correto.
Sinais de aviso para estar ciente de
O formulário W-9 é um documento fiscal padrão. Por si só, não apresenta muitos problemas, mas existem algumas situações que podem agitar uma bandeira vermelha:
- Você não conhece a pessoa ou empresa que está pedindo para você preencher o W-9. Você deve sempre ter cautela ao fornecer informações confidenciais, como seu nome, endereço, número da Previdência Social ou número de identificação do empregador. Certifique-se de saber quem está pedindo para você preencher o formulário, porque ele está fazendo isso e como as informações fiscais fornecidas serão usadas.
- Certifique-se de enviar o W-9 com segurança. Não envie seu W-9 preenchido como um anexo de e-mail não protegido ou não criptografado. Use um método seguro de entrega, como entrega manual, correio ou um anexo de arquivo criptografado para um email.
- Pergunte quais tipos de documentos fiscais o solicitante pretende fornecer a você. Se você não tiver certeza de por que está sendo solicitado a preencher um W-9, pergunte quais tipos de documentos fiscais você pode esperar receber quando as informações forem usadas.
- Você esperava um formulário W-4. Se você está começando um novo emprego e seu novo empregador lhe entrega um W-9 para preencher, pergunte se você trabalhará como contratado autônomo ou empregado. Os funcionários completam os formulários W-4 para definir suas retenções de impostos. Autônomos não têm impostos retidos em seus salários - eles são responsáveis por fazer pagamentos ao IRS por conta própria.
Dicas para preencher o formulário W-9, se você é uma empresa de responsabilidade limitada
- Se sua LLC for sua própria entidade tributária separada, como uma parceria, C-corporation ou S-corporation, informe o nome da LLC e seu número de identificação federal de empregador no Formulário W-9. Verifique a caixa de classificação fiscal apropriada, indicando se você é uma parceria, corporação-C ou corporação-S. Não marque a caixa da empresa de responsabilidade limitada. Isso parece contra-intuitivo, mas é o que o IRS diz em suas instruções.
- Se a LLC for de propriedade de outra LLC, você deverá verificar a caixa da sociedade de responsabilidade limitada. Você também deve indicar a classificação fiscal da LLC pai.
- Se a LLC for de propriedade de um único membro , indique a classificação fiscal do proprietário.
- Se a LLC é de propriedade de um único membro que é uma pessoa , o IRS instrui que você deve indicar o nome do proprietário na linha “nome” e o nome da LLC na “linha de nome comercial”. O IRS prefere que você informa o número do Seguro Social do proprietário em vez do número de identificação do empregador federal da LLC.
Dicas se você estiver sujeito a retenção obrigatória de backup
Você também deve certificar no Formulário W-9 se está sujeito à retenção de segurança . Isso é retido a uma taxa fixa de 28% sobre pagamentos feitos a você ou à sua empresa em determinadas circunstâncias.
Há dois motivos comuns para a retenção de backup: Seu nome e SSN não correspondem aos registros de IRS, ou você tem um ou mais débitos fiscais pendentes e o IRS notificou você de que está sujeito à retenção obrigatória de backup até que esses impostos sejam pagos integralmente .
A maioria dos contribuintes está isenta de retenção na fonte, mas se o IRS notificá-lo de que você está sujeito a ele, você deve eliminar o idioma no item 2 na área de certificação. Esta seção diz:
"2. Não estou sujeito a retenção na fonte de segurança porque: (a) estou isento de retenção na fonte, ou (b) não fui notificado pelo Internal Revenue Service (IRS) de que estou sujeito a retenção na fonte como resultado de uma falha em relatar todos os juros ou dividendos, ou (c) a Receita Federal me notificou que eu não estou mais sujeito à retenção de reserva. "
Respostas para perguntas mais frequentes
Com que frequência devo atualizar um formulário W-9?
Você deve enviar um novo Formulário W-9 sempre que suas informações forem alteradas. Preencha um novo W-9 se o seu nome, nome comercial, endereço, número da Previdência Social ou número de identificação do empregador tiverem mudado.
Eu recebi um W-9 de uma fonte improvável. O que devo fazer?
Algumas pessoas receberam pedidos do Formulário W-9 de proprietários e outras pessoas ou empresas. O formulário W-9 é usado para pedir oficialmente a uma pessoa ou empresa que forneça seu nome, endereço e número de identificação do contribuinte para que a parte solicitante possa emitir documentos fiscais corretamente para o IRS. Em geral, qualquer negócio que lhe pague juros, dividendos, remuneração de não funcionários ou outros tipos de receita reportável provavelmente solicitará o Formulário W-9, portanto, parece improvável que um locador peça a você que complete um. Se você receber um W-9 de uma fonte improvável que não espera receber dinheiro por qualquer motivo, pergunte por que é necessário. Não o preencha e envie-o se tiver dúvidas, pelo menos não sem consultar primeiro um profissional da área fiscal.
Eu recebi um W-9 do meu empregador. O que devo fazer?
Se você é ou estava sendo tratado como um empregado com um salário regular e seu empregador lhe pede subitamente que preencha um formulário W-9, isso indica que seu empregador agora quer tratá-lo como um contratado independente. Esta pode ser uma situação bastante complicada. Por um lado, existem algumas razões legítimas pelas quais você pode se tornar um contratado independente em vez de um funcionário. Por outro lado, os empregadores às vezes enfrentam dificuldades financeiras e não podem mais pagar a metade de seus impostos sobre a folha de pagamento.
Se você obtiver um W-9 do seu empregador, primeiro pergunte a si mesmo se você é um funcionário ou um contratado independente. Se você acha que é um funcionário e não consegue chegar a um consenso depois de conversar com seu empregador, peça ao IRS para determinar o seu status de trabalho. Claro, o seu empregador pode não apreciar isso, mas é melhor prevenir do que remediar. Se o seu empregador o reclassificar como um contratado independente, você se torna responsável pelo pagamento de sua metade dos impostos sobre folha de pagamento como imposto de trabalho autônomo.