Dicas para os impostos sobre emprego doméstico
"Se uma família paga a um funcionário US $ 1.900 ou mais em um ano civil, eles são oficialmente um empregador doméstico com um funcionário e precisam reter o Seguro Social e o Medicare e pagar impostos ao empregador", diz Eva MacCleery, especialista em impostos da babá. e diretor de atendimento ao cliente no Care.com HomePay.
Este limite de US $ 1.900 se aplica para o ano civil de 2015. Para o ano de 2016, o limite é de US $ 2.000. No tópico fiscal 756, o IRS escreve:
"Se você pagar salários em espécie de US $ 2.000 ou mais para 2016 (esse limite pode mudar de ano para ano) para qualquer empregado doméstico, você geralmente deve reter 6,2% da previdência social e 1,45% dos impostos do Medicare (para um total de 7,65% ) De todos os salários em espécie que você paga a esse empregado, você também deve pagar sua parte dos impostos de seguridade social e Medicare, que também é de 7,65% dos salários em dinheiro (salários em dinheiro incluem salários que você paga por cheque, ordem de pagamento etc.). Se você preferir pagar a parte do seu funcionário da previdência social e os impostos do Medicare de seus próprios fundos, você deve reter 7.65% de cada pagamento de salário em dinheiro que você faz. "
Sua mão amiga é um empregado?
A melhor maneira de descobrir se você é responsável por pagar impostos sobre o trabalho doméstico, aconselha MacCleber, é se fazer as seguintes três perguntas:
- "Que tipos de deveres o trabalhador está realizando, eles são de natureza familiar?"
- "Quem controla o modo como o trabalho é realizado?" e finalmente
- "Eu pagarei a essa pessoa 1.900 dólares ou mais por ano?" (US $ 2.000 para 2016)
Definindo “Natureza do Agregado Familiar”
O trabalho de “natureza doméstica” inclui serviços prestados nas seguintes profissões:
- Babá,
- Cuidar,
- Limpeza de casa,
- Trabalhadores domésticos,
- Motoristas,
- Cuidados de saúde em casa,
- Serviço de limpeza,
- Babás
- Enfermeiros privados e
- Trabalhadores de jarda.
Quanto controle você tem sobre o trabalho que seu profissional doméstico faz em sua casa? O trabalhador está executando serviços em uma capacidade independente ou trabalhando como funcionário? Quem controla o trabalho?
"O trabalhador é seu empregado, se você pode controlar não apenas o trabalho que é feito, mas como é feito", diz o IRS na publicação 926, Guia de Imposto do Empregado Domiciliário. MacCleery elabora: "você é um empregador doméstico quando tem o direito de controlar quando, onde, como e por quem o trabalho deve ser realizado".
Se não está claro se o trabalhador é um empregado ou um contratado independente, então "você pode ter o IRS dar-lhe uma decisão formal", diz MacCleery; "você pode preencher um Formulário SS-8 respondendo cerca de 20 perguntas, enviá-lo para o IRS descrevendo a natureza do trabalho, e o IRS entrará em contato com você com uma decisão formal."
O processo para lidar com impostos de emprego doméstico
Uma vez que as famílias pagam aos funcionários do lar US $ 2.000 ou mais por ano (para 2016), "eles têm as mesmas obrigações que um negócio", diz MacCleery.
"O funcionário preenche um W-4 ; a família retém impostos, fornece taxas de pagamento e arquiva os impostos trimestralmente, assim como um negócio."
Etapa 1: defina um orçamento
Um orçamento levará em conta todos os custos associados ao emprego de trabalhadores domésticos. Isso inclui o pagamento bruto mais os impostos somente do empregador. Você também pode querer subtrair qualquer isenção de impostos, como contas de gastos flexíveis para dependentes ou o crédito fiscal para crianças e dependentes .
Etapa 2: Assine um contrato de trabalho com o empregado doméstico.
Há um contrato de amostra no site Care.com HomePay em https://www.care.com/homepay/sample-nanny-contract-1309060137
Etapa 3: Registre-se com o IRS e o estado
Você precisará configurar contas de folha de pagamento e de imposto de emprego. Você precisará de um número de identificação do empregador para que seus impostos sobre a folha de pagamento possam ser processados corretamente.
Etapa 4: configurar a folha de pagamento
Isso inclui a frequência de pagamento (como semanal, quinzenal ou semestral), configuração de software para contabilidade de folha de pagamento e configuração de depósito direto e processos para a emissão de recibos. Declarações de imposto são arquivadas trimestralmente. No final do ano, a família emite um Formulário W-2 para que os funcionários relatem seus salários anuais e impostos retidos. E, finalmente, um cronograma H é arquivado com o formulário 1040 para resumir os impostos anuais da folha de pagamento. As famílias podem contratar um contador para ajudá-los a configurar seus processos de folha de pagamento e preparar seus registros ao longo do ano.
Passo 5: Cumpra os prazos
Prazos "são adaptados para cada cliente", diz MacCleery. O IRS e "alguns estados querem os pagamentos de impostos com mais freqüência quando os pagamentos de impostos são maiores". Existem prazos para pagamento de impostos e prazos para apresentação de devoluções. Descubra quais prazos se aplicam à sua situação.
Como os impostos de emprego doméstico beneficiam o empregado
Os impostos sobre o emprego doméstico beneficiam o empregado "porque ela agora tem histórico profissional", diz MacCleery. O funcionário passa a ter "direito a benefícios importantes, como o Seguro Social e o Medicare, na aposentadoria, e o desemprego, caso seja suspenso, sem culpa própria". MacCleery observa que os trabalhadores domésticos são elegíveis para o seguro de invalidez em cinco estados, fornecendo aos trabalhadores cobertura se não puderem trabalhar devido a ferimentos ou doenças.
Benefícios ao Empregador - Reduzindo Riscos e Penalidades
O principal benefício de pagar adequadamente o seu profissional doméstico é que os empregadores domésticos reduzem seu risco de auditoria, incluindo os riscos de classificação incorreta do trabalhador.
O que está em jogo? Considere este cenário hipotético: suponha que uma família classifique erroneamente seu trabalhador como um contratado independente e emita ao trabalhador um 1099-MISC em vez de um W-2. "As famílias sentem que estão fazendo a coisa certa usando um formulário de impostos", como o 1099-MISC, MacCleery diz, "mas agora o empregado tem que pagar as duas metades do FICA. Se o trabalhador é realmente um empregado, então a família deveriam pagar sua parte do FICA mais os impostos de desemprego. "
Agências estatais trabalham em estreita colaboração com o IRS em questões de classificação errada de trabalhadores. Portanto, se uma agência souber que um trabalhador está sendo classificado erroneamente como um contratado independente, ele poderá compartilhar as informações com a outra agência para trabalhar nesses casos em conjunto. "O que vemos é que o empregado perde emprego e vai apresentar uma queixa de seguro-desemprego. A agência estatal não tem registro (de ganhos), então o estado faz uma auditoria com a família e a família tem que arquivar o imposto retroativo." retorna ", explicou MacCleery.
Benefícios ao Empregador - Incentivos Fiscais
Mas há outro benefício para os empregadores domésticos. "Além da tranquilidade, eles provavelmente se qualificarão para um crédito de imposto", diz MacCleery. O empregador doméstico pode receber o crédito tributário de criança e dependentes no valor de 1040. Para contribuintes com renda bruta ajustada acima de US $ 43.000, o crédito de creche vale 20% das despesas de creche, com um valor máximo de crédito de US $ 600 para famílias com uma criança ou US $ 1.200 para famílias com dois ou mais filhos.
Além disso, se o contribuinte tiver uma conta de gastos flexíveis para cuidar dos filhos em seu trabalho, eles poderiam abrigar até US $ 5.000 de renda salarial antes dos impostos por meio de uma conta de gastos flexíveis para dependentes.
Agora, esses dois incentivos fiscais são coordenados entre si. Para os contribuintes que têm acesso a um FSA de cuidados dependentes, a estratégia preferida é maximizar seu FSA de cuidados dependentes (US $ 5.000). Se o contribuinte tiver dois ou mais filhos, eles usarão os próximos US $ 1.000 de despesas com cuidados infantis como parte de seu crédito de imposto sobre cuidados infantis, resultando em um crédito fiscal de US $ 200.
"Essa é a divisão mais eficiente", diz MacCleery; "apenas dividi-lo dessa maneira se a família tiver dois ou mais dependentes. Caso contrário, a melhor opção é usar US $ 5.000 para a conta de cuidados dependentes e não aceitar o crédito de assistência infantil. Se por algum motivo você não tiver acesso a um dependente conta de cuidados, então você pode cair no crédito de cuidados infantis por si só ".
"Não é tão caro pagar legalmente quando você considera todos os incentivos fiscais", disse MacCleery.
Domicílio Emprego Imposto Link Directory:
No site do IRS.gov
- Publicação 926, Guia Fiscal do Empregado Doméstico
- Tópico de Imposto 756, Imposto de Trabalho para Empregados Domésticos
- Cronograma H (Formulário 1040), Impostos de Emprego das Famílias
- Publicação 15 (Circular E), Guia Fiscal do Contratante
- Contratação de Empregados Domésticos
- Cuidadores Familiares e Imposto de Trabalho Autônomo
- Tópico de Imposto 602, Crédito para Crianças e Dependentes
- Publicação 503, Despesas com Cuidados Infantis e Dependentes
- Formulário W-10, Identificação e Certificação do Prestador de Cuidados de Dependência (pdf, inclui instruções)
- Formulário 2441, Despesas com Cuidados com Crianças e Dependentes
- Manual de Receitas Internas, 20.2.12, Multas e Juros sobre Imposto de Trabalho
Publicado pela primeira vez em 27 de março de 2015. Revisado em 20 de abril de 2015.