As melhores formas seguras de enviar documentos fiscais ao seu contador

by William Perez

Resista ao desejo de usar e-mail

Na era da Internet, está se tornando cada vez mais comum no período de tributação as pessoas contarem com a ajuda de profissionais e contadores que possam estar a uma distância inconveniente. Pode ser tentador simplesmente enviar as informações necessárias por e-mail, mas essa não é a melhor ideia.

Você deve garantir que seus documentos fiscais sejam entregues ao seu contador público, agente inscrito ou outro profissional de impostos da maneira mais segura e confiável possível. Os documentos fiscais contêm informações altamente confidenciais, como seu nome, endereço, números do Seguro Social para você e seus dependentes, quanto dinheiro você ganha e onde você faz o pagamento. E isso é só para começar. Se esses dados caírem em mãos erradas, você pode acabar sendo vítima de roubo de identidade.

Veja algumas dicas para garantir que seus documentos e seus dados cheguem ao destino intactos e seguros.

Atualizado em janeiro de 2018 por Beverly Bird

01 faça uma lista

Faça uma lista de todos os seus W-2s , 1099s e outros documentos relacionados a impostos. Isso realiza duas coisas: você saberá exatamente o que você enviou ao seu contador e se algo se perder e não chegar ao outro lado, você poderá identificar o que foi. Você também terá o início de uma lista de verificação para a preparação do imposto do próximo ano.

02 Faça cópias de backup

Se você estiver transmitindo as cópias em papel dos seus documentos fiscais, faça um favor e copie-os primeiro. Dessa forma, você não ficará sem informações críticas se elas realmente se perderem. Você pode fotocopiá-los ou digitalizá-los em arquivos de imagem ou PDF e salvá-los em seu PC e em uma unidade flash como precaução adicional. No entanto, você faz isso, verifique se você tem uma cópia de backup antes de enviar a papelada para o seu contador.

03 A melhor opção é entrega manual

Quando um espião quer garantir que um documento seja entregue à pessoa certa no momento certo nos filmes, ele o entrega pessoalmente. Ele não arrisca que possa ser interceptado.

Você pode colocar essa tática da velha escola para trabalhar para você entregando pessoalmente seus documentos fiscais ao seu contador, se possível. No mínimo, entregue-as ao seu assistente, secretário, recepcionista ou outro funcionário do escritório. Isso elimina qualquer risco de se perder na transmissão ou ser interceptado por bisbilhoteiros.

04 enviando seus documentos

Entrega de correio é bastante seguro e é provavelmente sua segunda melhor opção se você mora na Filadélfia e seu contador está em Pittsburgh, então a entrega da mão simplesmente não é uma opção.

Seus documentos estão protegidos contra escuta casual em virtude de estarem envolvidos em um envelope. Abrir a correspondência de outra pessoa é crime, pelo menos nos EUA, e embora isso não impeça um criminoso determinado, pelo menos há leis nos livros para punir os infratores.

Dito isto, os documentos podem e, por vezes, podem ser perdidos ou danificados no correio, pelo que poderá ser uma boa ideia enviar as cópias de segurança que efectuou em vez dos originais. E considere usar alguma forma de confirmação de entrega ou assinatura, ou ignorar inteiramente o Serviço Postal dos EUA e usar um serviço de entrega, como Federal Express ou UPS.

05 Enviando seus documentos por fax

O envio de documentos por fax ao seu contador pode ser uma maneira rápida de entregá-los e é relativamente seguro. Enquanto a linha telefônica do contador não for tocada, é provável que sua transmissão não seja interceptada por ladrões de identidade. Mas tenha absoluta certeza de que você tem o número de fax correto.

Existem algumas desvantagens. Os documentos enviados por fax podem, às vezes, ser difíceis de ler e a última coisa que um profissional de imposto deseja fazer é sentar-se ali, adivinhando se um número é seis ou oito, ou se precisar de mais tempo para ligar para você saber. O envio de fax funciona melhor se você precisar enviar apenas algumas páginas. Para documentos mais longos e especialmente para documentos que contêm informações nos dois lados de uma página, o envio de fax pode não ser a melhor solução.

06 Se você precisar usar e-mail ...

E-mail é conveniente e rápido, mas pode oferecer tanta segurança quanto um cartão postal. A menos que você tome precauções, qualquer operadora de rede pode ver o conteúdo do seu e-mail e ver seus anexos. Se eles estão prestando atenção e realmente acompanhando o conteúdo, isso está além do ponto - ainda existe o potencial.

Verifique se o seu contador usa um software seguro de troca de arquivos, como o LeapFile. Muitos fazem, de acordo com Chip Capelli, um contador localizado em Provincetown, Massachusetts, e isso pode ser um divisor de águas.

No mínimo, coloque seus documentos fiscais em um wrapper criptografado, como um arquivo DOC, PDF ou ZIP protegido por senha. "Digitalize tudo em um PDF e proteja-o com senha", aconselha Capelli. Nunca envie informações que você deseja manter privadas, como o seu número da Previdência Social, como texto simples no corpo da sua mensagem de e-mail. E se você acidentalmente enviar a mensagem para o endereço errado ou o seu email for digitalizado e os dados coletados pelo provedor de serviços? Tomar medidas cautelares para proteger seus documentos fiscais ajuda a proteger suas finanças.

Se o pior se tornar pior

Entre em contato com o Internal Revenue Service imediatamente se você achar que foi comprometido, apesar de seus melhores esforços. De fato, você pode contatar o IRS se você pensar apenas que você pode ter sido comprometido O IRS investigará. Envie o Formulário 10439 para denunciar fraude fiscal ou suspeita de fraude dessa natureza. Você pode acessar o formulário no site do IRS, juntamente com informações sobre onde você deve enviar pelo correio ou fax.