Como configurar o QuickBooks Gráfico de contas para firmas de advocacia

Conformidade com programas IOTLA (Interest on Lawyer e Trust Accounts)

Muitas pequenas firmas de advocacia e advogados praticantes usam o QuickBook, que é o software de contabilidade de pequenas empresas mais popular no mercado atualmente. Se o seu escritório de advocacia escolheu usar este programa, a primeira tarefa será configurar o plano de contas para rastrear as transações. No entanto, você terá que adaptar seu plano de contas para cumprir o programa de Contas Confidenciais do seu Estado sobre Confiança do Advogado (IOTLA).

Contas fiduciárias de interesse em advogados (IOTLA)

O Trust on Accounts (IOLTA) é uma forma inovadora de aumentar o acesso à justiça para indivíduos e famílias que vivem na pobreza e apoiar melhorias no sistema judiciário através do uso de juros obtidos em determinadas contas de advogado. Os programas IOLTA são um serviço público, e o que o torna único é que esse serviço é fornecido sem sobrecarregar o público e é fornecido sem custo para seus clientes ou para seus clientes.

Como funciona o IOTLA

Através da IOTLA, como advogado, quando você recebe dinheiro que pertence a um cliente, você deve colocar esse dinheiro em uma conta fiduciária. A conta de confiança não deve ser misturada com os fundos do seu escritório de advocacia; o dinheiro de seus clientes deve ser mantido em uma conta fiduciária separada, separada da conta bancária usada nas atividades operacionais diárias da sua empresa. Você deve depositar os fundos de seus clientes em uma conta IOLTA quando os fundos não puderem gerar receita suficiente para o cliente ser mais do que o custo de garantir essa receita.

Esses fundos são agrupados, gerando uma receita de juros maior que as taxas para administrar a conta, e o interesse agregado é então transferido para o programa IOLTA. No entanto, se os fundos dos clientes forem grandes o suficiente, de modo que os juros líquidos sejam suficientes para que o cliente se beneficie, você, como advogado, terá o dever fiduciário de depositar esses fundos em uma conta bancária separada para que seu cliente receba esse interesse.

IOTLA Programs Rules Vary por Estado

As regras de conduta profissional que regem o manuseio de fundos fiduciários de clientes variam de estado para estado. Embora os princípios gerais sejam os mesmos em todos os EUA, os requisitos e detalhes administrativos específicos não são os mesmos. Portanto, você deve consultar sua Ordem de Advogados local ou um conselho geral para garantir que sua configuração do QuickBooks seja consistente com as regras do seu estado. O não cumprimento das regras relativas a contas de confiança é uma violação das regras do estado e das regras da American Bar Association. Essas violações podem resultar em penalidades severas, que incluem sanções civis e criminais.

Regulamento de Contas IOTLA

A gestão adequada da IOLTA do seu escritório de advocacia, também conhecida como "Conta Fiduciária", é altamente regulada pela sua barra de estado. O gerenciamento da IOLTA é uma habilidade essencial de gerenciamento na operação de um escritório de advocacia. O princípio contábil é baseado nos princípios da escrituração de dupla entrada, com salvaguardas adicionais destinadas a melhorar a trilha de auditoria.

Como configurar o plano de contas do escritório de advocacia no QuickBooks

Para configurar o plano de contas de seu escritório de advocacia, siga estas etapas:

1. Crie uma conta bancária separada chamada "Verificação do fundo fiduciário do cliente". Essa conta será usada para rastrear todos os depósitos e pagamentos dos fundos fiduciários de seus clientes.

1. Defina esta conta corrente como uma conta IOLTA na instituição financeira aprovada para oferecer contas IOLTA. Conselhos práticos: Você deve verificar com seu banqueiro para confirmar que a conta IOLTA possui proteção contra saque a descoberto automático e não possui acesso a caixa eletrônico. Essas regras se aplicam aos programas IOLTA em todos os estados, incluindo o Distrito de Columbia e as Ilhas Virgens Americanas.
2. Para distinguir as contas a pagar do seu escritório de advocacia das contas a pagar do seu cliente, você precisará configurar contas de responsabilidade separadas no QuickBooks. Você deve renomear a conta do Contas a Pagar para "Contas a Pagar - Operando". Esta conta a pagar será usada para contas e pagamentos das operações do dia-a-dia de sua firma de advocacia.
3. Configure outra conta do Contas a Pagar chamada "Contas a Pagar - Confiança". Essa conta paga será usada para rastrear contas e pagamentos relacionados ao seu cliente.

1. Configurar um outro passivo atual chamado "Client Trust Liability". Essa conta do passivo será usada para rastrear todos os depósitos de seus clientes e outros custos.

Estes são os passos necessários para você configurar as contas necessárias no QuickBooks se você tiver contas IOTLA onde você guarda o dinheiro do seu cliente para usar no pagamento de suas despesas.