Mantenha seus retornos antigos por pelo menos três anos
Não há maneira de contornar isso - declarações fiscais e documentos relacionados são importantes para manter. Você precisará deles no caso de o IRS querer revisar as informações relacionadas àquele ano fiscal em particular, e as antigas declarações de impostos podem ser úteis para vários outros propósitos também, como verificar a receita quando você está solicitando um empréstimo ou um apartamento.
Quanto tempo é longo o suficiente?
De um modo geral, declarações fiscais e documentos relacionados devem ser mantidos por pelo menos enquanto o IRS ou uma autoridade fiscal estadual tem permissão para auditar esse retorno . Este período de tempo é referido como o estatuto de limitações. São três anos a partir da data em que a declaração de impostos foi realmente registrada para devoluções federais, ou três anos a partir do prazo final de 15 de abril, se a declaração foi arquivada antes do prazo final.
Cada estado tem seu próprio estatuto de limitações nas auditorias. Muitos estados seguem o período de tempo federal de três anos, mas outros têm períodos de tempo mais longos.
Por exemplo, Montana tem um período de cinco anos para auditorias.
O que você deve manter?
Juntamente com uma cópia do seu retorno de imposto, você deve manter todos os documentos relacionados à renda, deduções ou créditos que você relatou e reivindicou. Isso inclui itens como cópias dos formulários W-2, formulários 1099, cartas de reconhecimento para doações de caridade e recibos de despesas dedutíveis.
Autônomos também devem manter cópias de quaisquer registros contábeis, como extratos bancários, declarações de lucros e perdas, ou um backup de seus dados de seu software de contabilidade.
Você também pode querer manter quaisquer documentos sobre imóveis, ativos de negócios, ações, títulos ou outros ativos que possua, contanto que você os possua, e outros três anos ou mais depois que o ativo for vendido, dependendo do seu estado. Você precisará desses registros para calcular a base de custo e ganho ou perda para o imposto sobre ganhos de capital.
Quando é hora de descartar
Faça essas verificações finais antes de começar a lançar documentos fiscais e financeiros antigos:
- Verifique seu extrato da Previdência Social e compare seus ganhos com as informações sobre seus W2s e declarações de impostos. Se você não recebeu uma declaração da Segurança Social recentemente, pode pedir uma para a Administração da Segurança Social. De vez em quando, o rendimento do seu W2 ou do rendimento do trabalho independente do seu imposto de renda não aparece na sua Declaração da Segurança Social. O SSA possui procedimentos para ajudá-lo a corrigir quaisquer erros que você possa encontrar.
- Verifique a data em que você enviou sua declaração de imposto . Certifique-se de que já faz pelo menos três anos após a devolução do imposto antes de descartá-lo.
- Ligue para o IRS e peça um "Registro de Conta" para um determinado ano fiscal . Seu contador pode fazer isso por você e ajudá-lo a entender esta impressão do IRS. Às vezes, são feitos ajustes nas declarações de impostos depois que eles são arquivados e você pode não saber ou se esquecer disso. Esta é uma oportunidade para certificar-se de que quaisquer problemas de IRS para um determinado ano fiscal foram resolvidos antes de você jogar fora sua documentação importante.
- Digitalize seus documentos fiscais e salve-os em um CD-ROM ou unidade flash, mesmo que você lance as cópias em papel. As cópias digitalizadas de seus documentos ocupam muito menos espaço que os arquivos em papel.
- Destrua seus antigos documentos fiscais e financeiros. Não apenas os enrole e jogue-os na lixeira mais próxima! Você não quer que ninguém seja capaz de obter acesso às suas informações de identificação.
Como você deve manter tudo?
Digitalizar e salvar em seu disco rígido é a melhor economia de espaço, mas declarações fiscais e documentos relacionados podem ser mantidos de várias outras maneiras:
- Arquivos de papel organizados pelo ano com declarações fiscais e documentos relacionados, todos na mesma pasta.
- Use um arquivo de acordeão ou uma caixa para cada ano.
- Mantenha arquivos separados para seus ativos de longo prazo.
- Faça CD-ROMs ou drives flash de seus documentos mais valiosos e coloque-os em um cofre.