Tipos de erros contábeis e como evitá-los
Você deve observar que esses tipos de erros são os mais difíceis de identificar e resolver.
Erro de omissão
Um erro de omissão ocorre quando uma transação é completamente omitida dos livros da sua empresa. Você pode esquecer de inserir uma transação de despesa ou entrar na venda de um produto ou serviço. Essas transações são difíceis de detectar. Portanto, você precisa ter certeza de ter uma rotina sólida para inserir essas transações em tempo hábil. A razão mais comum pela qual essas transações não são registradas é que a documentação (como a fatura de um fornecedor) é perdida. É menos provável que você perca ou coloque em destra esses documentos de apoio se os inserir oportunamente em seu sistema de software de contabilidade o mais rápido possível.
Erro de reversão
Um erro de estorno ocorre quando uma transação que deveria ter sido lançada como um débito é lançada como crédito. Por exemplo, você pode inserir uma fatura como pagamento ou reembolso.
Você não perceberá esse erro no seu balancete porque o saldo do teste ainda estará em equilíbrio.
Erro de Princípio
Um erro de princípio ocorre quando você ou seu contador aplicam incorretamente um princípio contábil. Você pode ativos de despesas que devem ser registrados como ativos . Ativos e despesas são registrados nos livros como débitos, portanto, isso é um erro técnico.
Erro da Comissão
Um erro de comissão ocorre quando você insere uma transação na classe correta, mas no razão subsidiário errado. Por exemplo, você cometerá esse erro se aplicar um pagamento à fatura incorreta. Seu saldo de teste mostrará o valor correto devido de um cliente, mas os registros auxiliares de seu cliente individual estarão incorretos.
Erros de Entrada Subsidiária
Um erro de entrada subsidiária ocorre quando um erro é feito ao inserir uma transação. Por exemplo, se você emprestar US $ 5.000 a um cliente, mas inserir apenas US $ 500 como empréstimo e US $ 500 de levantamento em sua conta corrente, descobrirá que esse erro é transferido para seu saldo de teste. Seu saldo de teste estará correto. O método mais comum para detectar esses erros é realizar reconciliações contábeis. Continuando com o exemplo anterior, você detectaria esse erro quando realizasse suas reconciliações bancárias . Você descobriria que teria $ 4.500 em dinheiro na sua conta bancária e, em seguida, poderia corrigir o erro.
Prevenindo Erros
Você terá que desenvolver bons controles internos e processos para detectar erros. Por exemplo, você deve certificar-se de que todos os seus formulários sejam consistentes para que os funcionários entrem em uma rotina ao inserir informações em seu software de contabilidade.
Você também desejará garantir que tenha pessoal suficiente para lidar com a carga de trabalho. A falta de pessoal levará ao cansaço dos funcionários, o que resultará em fadiga do trabalhador, trabalho apressado e mais erros contábeis.
Detectando Erros
Embora você queira desenvolver métodos para evitar erros sempre que possível, os erros listados acima ocorrerão de tempos em tempos. Você não pode impedir que todos os erros aconteçam. Você deve realizar várias reconciliações no final do mês e no final do ano para detectar muitos erros, para que possam ser corrigidos. As reconciliações bancárias , por exemplo, devem ser realizadas mensalmente. Os ativos fixos podem ser conciliados apenas anualmente, para que você possa garantir que registrou o valor correto da despesa de depreciação. Você descobrirá que, se procurar maneiras de evitar erros e tiver uma rotina de realizar revisões e reconciliações de seus registros contábeis, seu negócio será executado sem problemas e reduzirá o número de erros contábeis.