Dicas de registro que poderiam economizar tempo e dinheiro em seus impostos
Por que você deve manter registros
Com grande parte da vida financeira de todos os usuários on-line ou em formato eletrônico, é muito menos provável que as pessoas mantenham todos os registros relevantes em um só lugar. Isso não quer dizer que a estratégia de manutenção de registros que você adota não possa ser eletrônica, significa simplesmente que ela deve ser organizada e manter tudo o que você precisa em um lugar seguro. Se você mantiver registros em papel, invista em um cofre à prova de água e fogo. Talvez considere manter várias cópias em locais diferentes. Se você decidir se tornar digital, terá que digitalizar nos registros que possui em cópia impressa, mas o mais importante, certifique-se de manter os arquivos seguros e ter um backup.
Não apenas ter registros organizados torna mais fácil e menos frustrante para você arquivar seu retorno de imposto, mas também garante que você possa aproveitar cada dedução ou crédito de imposto para o qual for elegível. Mais importante ainda, manter registros também permite que você explique um item em seu retorno que o Internal Revenue Service (IRS) pode questionar em uma auditoria.
Simplificando, manter registros precisos pode obter todos os benefícios fiscais para os quais você é elegível e evitar que você tenha que pagar impostos e multas adicionais para itens não substanciados.
Registros que você deve manter
Seu talão de cheques, software de orçamento pessoal ou ferramentas de banco on-line podem ajudá-lo a lembrar as receitas e despesas que devem ser relatadas no seu retorno de imposto, mas o talão de cheques ou o software não são suficientes para comprovar a dedutibilidade de uma despesa.
Além do comprovante de pagamento (cheques cancelados, recibos de cartão de crédito etc.), você também precisa de faturas, recibos, recibos de vendas ou outra documentação por escrito que especifique exatamente o que você pagou. As deduções que você precisa documentar podem incluir pensão alimentícia, contribuições de caridade, juros hipotecários, despesas com creches e impostos sobre imóveis. Se você fizer pagamentos em dinheiro, receba um recibo datado e assinado mostrando o valor total e uma descrição detalhada do que foi comprado.
Para provar que você reivindicou corretamente a receita de investimentos como ações, títulos e fundos mútuos, você precisa ser capaz de determinar a sua base e se você tem um ganho ou perda quando você vende. Seus registros devem mostrar o preço de compra, preço de venda e comissões, dividendos recebidos em dinheiro ou reinvestidos, desdobramentos, encargos de carga e OID (desconto original). Uma planilha do Excel é uma ótima maneira de rastrear essas informações, mas até mesmo uma declaração do seu corretor ou consultor financeiro ou uma programação manuscrita fará.
Se você tiver despesas dedutíveis retidas de seu contracheque, como taxas sindicais, prêmios de seguro médico ou contribuições 401 (k), lembre-se de manter seus recibos de pagamento como prova de pagamento.
Ainda não tem certeza do que você deve segurar? Aqui estão alguns dos registros específicos mais comuns que você deve manter:
- Formulário W-2 e 1099
- extratos bancários
- Corretagem e extratos de fundos mútuos
- Formulário K-1 (para parcerias)
- Recibos de vendas
- Faturas
- Recibos de cartão de crédito
- Cheques cancelados ou outro comprovante de pagamento
- Contratos de compra e venda de casas, declarações de fechamento e registros de seguro
Quanto tempo você deve manter registros
Embora legalmente você só precise manter registros fiscais por três anos a partir da data em que você preencheu a declaração de imposto de renda relacionada, você deve manter uma cópia de suas declarações fiscais reais, W-2s, 1099s, etc., indefinidamente. O IRS destrói as declarações fiscais originais após três anos, e você ou seus herdeiros podem precisar de informações dos retornos em algum momento, ou você pode eventualmente precisar provar seus ganhos para fins de Seguro Social.