Regras para Aceitar Pagamentos
O desafio para as empresas é evitar cheques sem fundos. Você nunca sabe ao certo se os clientes têm dinheiro em suas contas correntes, e é caro e demorado quando os cheques são devolvidos.
Então, o que você pode fazer para reduzir as chances de aceitar um cheque sem fundos? Os passos abaixo ajudarão você a começar.
Check ID: você provavelmente faz isso de qualquer maneira, mas se você não fizer isso, é hora de começar. Verificar a identificação de um escrivão de verificação ajuda a garantir que a pessoa que lhe entrega o cheque seja a mesma pessoa que possui a conta. Você também deve verificar (e copiar) o endereço no ID para ver se ele corresponde ao endereço no cheque. Se os endereços não corresponderem, isso não significa que você está recebendo uma verificação ruim, mas vale a pena saber (isso, em combinação com outras esquisitices, pode apontar para um problema).
Assista à assinatura: insista para que todos os cheques sejam assinados no seu local de trabalho (supondo que os clientes cheguem ao seu local de trabalho). Compare essa assinatura com a assinatura no ID para garantir que você esteja lidando com a mesma pessoa. Você quer realmente ver a pessoa assinar porque um ladrão pode pegar um cheque assinado legitimamente, alterá-lo e trazê-lo para o seu negócio.
Obter informações de contato: se as informações de contato do cliente não estiverem impressas no cheque ou não estiverem atualizadas, obtenha um endereço e número de telefone atuais. Se algo der errado com o pagamento, o primeiro passo é entrar em contato com o cliente e informá-lo. Pode ter sido um erro honesto e o cliente resolverá rapidamente o problema; se não, você pode precisar notificar o cliente por escrito antes de tomar medidas legais.
Dê uma olhada de perto: este cheque foi impresso por uma impressora de cheques profissional ou foi criado por um ladrão profissional? Verifique se as bordas estão bem cortadas e quadradas e procure recursos de segurança no cheque. Procure por quaisquer sinais de adulteração, como manchas e desgaste em lugares suspeitos.
Verifique o número do cheque: tenha muito cuidado se o cheque for de uma nova conta. Como você sabe? Olhe para o número do cheque. Um número baixo (101, ou algo similar) geralmente significa que é o primeiro livro de cheques emitido para essa conta. Dito isto, qualquer um pode pedir para iniciar seus cheques em um número maior, então cheque 9900 não é necessariamente de uma conta experiente.
Apenas data atual: insista para que as verificações sejam escritas somente com a data de hoje. Se uma data no futuro for usada, cuidado.
Somente local: se possível, atenha-se aos cheques que vêm de clientes que moram no mesmo estado da sua empresa. Claro, as pessoas se mudam e sua base de clientes pode estar de férias, mas os riscos são maiores com uma verificação fora do estado.
Verificar fundos: em caso de dúvida, entre em contato com o banco do autor do cheque e peça para verificar os fundos antes de aceitar o cheque. O banco pode recusar o seu pedido, e não há garantia de que os fundos estarão lá, mesmo que o banco verifique fundos, mas vale a pena um tiro.
Você também pode se inscrever em algum tipo de serviço de verificação de cheques para ajudar a sinalizar cheques suspeitos.
Não gaste de imediato: lembre-se de que uma verificação sempre pode ser retornada e pode levar mais tempo do que o esperado. O processo de compensação de cheques é confuso porque seu banco pode permitir que você retire ou gaste parte (ou todos) dos fundos de um cheque antes de descobrir se o cheque é bom. Se o cheque for devolvido depois que você gastar o dinheiro, será necessário pagar o banco. Então, quanto tempo você deve esperar? 30 dias devem cobrir os problemas mais comuns, mas espere mais se você tiver alguma dúvida. Converse com seu banco e descubra quando você saberá se o dinheiro realmente chegou.