O que é um cofre?
Benefícios dos Lockboxes
O principal motivo para considerar os serviços de lockbox é a velocidade e a eficiência: o dinheiro entra na sua conta mais rapidamente e a um custo menor para a sua organização.
Quando clientes ou parceiros lhe enviam dinheiro, você precisa depositar esses fundos. Isso significa aguardar até que o pagamento chegue, enviar alguém ao banco com o cheque (ou fazer com que um funcionário converta o pagamento em um pagamento eletrônico ) e aguardar a liberação dos fundos em sua conta.
Quando você tem um alto volume de contas a receber, é preciso recursos significativos para lidar com esses pagamentos. Além do mais, esperar por cheques em papel para se deslocar por todo o país significa que você tem que esperar um dia ou dois a mais antes de receber o pagamento.
Pagamento rápido: com um serviço de cofre, você é pago mais rapidamente. Com a entrada do seu banco, você configura caixas de correio em áreas geográficas selecionadas que minimizam o tempo de email dos clientes. Claro, você não tem funcionários nesses locais - o banco o faz - então você está pagando pela caixa de correio e por alguém para processar esses pagamentos para você.
Várias entregas por dia: às vezes, o correio é entregue várias vezes em centros de correio de alto volume, o que também ajuda a coletar mais rapidamente.
Com o serviço de e-mail local, você pode receber apenas uma entrega por dia, resultando em tempo extra de “flutuação” . Especialmente quando os valores em dólar são grandes, esperar mais um dia útil pode ser caro.
Terceirização de contas a receber: um funcionário do seu serviço de cofre abrirá correspondência, fornecerá informações sobre os pagamentos e, às vezes, fornecerá serviços adicionais.
A promessa dos fornecedores é que você coloca seus recursos em seu core business, permitindo que eles lidem com o processamento de pagamentos.
Ferramentas adicionais: alguns provedores de lockbox oferecem recursos adicionais que mantêm as coisas fluindo sem problemas. Por exemplo, seu banco pode manter um registro de números de conta de cheques de clientes para que eles possam identificar como creditar um pagamento se o cliente esquecer de incluir um cupom de pagamento (ou o cliente não fornecer o número da conta dele). Para quaisquer itens estranhos ou erros, o banco pode criar um site onde você vê essas "exceções" e decidir o que fazer com o pagamento.
Conversão eletrônica: quase todos os bancos converterão os pagamentos em pagamentos eletrônicos para você (quando permitido).
Tipos de Lockboxes
Existem dois tipos básicos de serviços de lockbox: varejo e atacado.
Os cofres de varejo são usados por organizações que recebem um grande volume de pagamentos relativamente pequenos. Por exemplo, uma empresa que tenha clientes em todo o país (como uma empresa de telefonia) pode configurar caixas de segurança em várias áreas para evitar que os pagamentos passem vários dias no correio. Esses pagamentos geralmente vêm com um cupom padrão de pagamento legível por computador. Em muitos casos, os pagamentos de contas "on-line" da sua conta bancária do consumidor acabam nesses cofres.
Os lockboxes de atacado são para pagamentos maiores e menos frequentes, como pagamentos entre parceiros de negócios (fornecedores, por exemplo). Como esses pagamentos podem ser grandes , talvez valha a pena conseguir o dinheiro no banco um ou dois dias mais rápido. No entanto, esses recebíveis geralmente não são tão simples quanto um cheque com um cupom de pagamento padronizado - eles exigem mais trabalho e experiência para processar.
Outros lockboxes podem ser configurados para qualquer finalidade. Toda vez que um recebível precisa passar pelo correio, alguém pode criar uma solução criativa e personalizada.