Iniciar um sistema de arquivamento básico
Há muitas informações financeiras que precisam ser organizadas e processadas, e um sistema de arquivamento simples pode tornar isso menos complicado. Você pode essencialmente dividir todos os seus documentos financeiros nas seguintes categorias:
- Contas devidas
- Documentos importantes para manter
- Itens para jogar fora ou destruir
É realmente muito simples. Ou você tem uma conta que precisa ser paga, um recibo ou documento que deve ser salvo ou algo que pode ser descartado. Cabe a você como você deseja organizar esses itens, mas pode ser tão simples quanto usar três pastas individuais rotuladas com as informações acima.
Então, sempre que receber o e-mail ou receber outro documento financeiro, reserve um momento para colocá-lo na pasta correta. Dessa forma, suas contas e documentos importantes estão em um local fácil de encontrar. Você pode então processar regularmente as pastas e armazenar permanentemente os documentos importantes e jogar ou reciclar o que você não precisa.
Mantenha documentos importantes organizados
Embora o sistema básico de arquivamento faça um bom trabalho em manter suas finanças diárias em ordem, você ainda desejará organizar os itens importantes que precisa manter. Geralmente, você pode usar um pequeno arquivo com pastas individuais para manter tudo em ordem.
Alguns exemplos de documentos financeiros que você deve manter:
- Declarações fiscais
- Apólices de seguro
- Documentos hipotecários
- Declarações de conta de investimento e aposentadoria
- Garantias ou contratos de serviço
Quanto tempo para manter seus documentos
Desde que você precisa manter cópias de certos documentos, quanto tempo você deve realmente mantê-los? Em alguns casos, você só precisa manter um documento ou formulário por um curto período de tempo, enquanto outros você pode querer manter por anos.
Aqui estão alguns documentos financeiros comuns e o tempo que você deve considerar mantê-los.
- Declarações fiscais. Quando se trata de suas declarações fiscais, é recomendável mantê-las por sete anos. Se o IRS quiser auditar seus retornos, eles geralmente têm entre 3-6 anos para voltar da data em que você entrou. Mantendo sete anos de retornos passados na mão irá mantê-lo coberto e tornar sua vida muito mais fácil se você for auditado. Não só isso, mas se você está pensando em comprar uma casa ou caso contrário terá de mostrar a prova de renda para um credor, é bom ter pelo menos alguns anos de dados ao seu alcance.
- Documentos de hipoteca. Quando você compra uma casa, você vai se sentar no fechamento e assinar seu nome no que parece ser centenas de páginas. Geralmente, você receberá uma pasta grande com cópias de tudo que você passou no fechamento. Estes incluirão documentos do banco que descrevem o empréstimo, informações da empresa imobiliária, informações de avaliação e inspeção e muito mais. Embora você não precise se referir a essas coisas com frequência, você deve manter esses documentos indefinidamente. Você pode precisar se referir a eles no futuro e eles podem fornecer algumas informações valiosas quando você eventualmente vai vender a casa.
- Extratos bancários e de conta de investimento. Se há uma coisa boa sobre a internet é que muitas vezes você pode extrair cópias eletrônicas de seu banco e extratos de conta de investimento a qualquer momento. Isso elimina a necessidade de manter cada afirmação que você recebe. Ainda assim, é uma boa ideia revisar cada declaração em papel que você recebe e, se forem trimestrais, mantê-las até a próxima declaração chegar. Depois de receber o extrato do final do ano ou anual, você pode lançar com segurança todas as declarações mensais ou trimestrais. Isso reduzirá o número de pedaços de papel que você terá que arquivar e, com toda a probabilidade, poderá obter cópias adicionais on-line ou fazendo uma rápida ligação telefônica.
- Contas e recibos. Como você recebe contas de cartão de crédito e utilitários, é uma boa idéia mantê-los por um ano após a verificação para garantir que as informações sejam precisas. Podem ocorrer erros e, se você tiver uma cópia da sua declaração prontamente disponível, poderá tornar mais fácil contestar um erro. A mesma coisa vale para recibos. Você deve mantê-los por tempo suficiente para comparar com seus extratos bancários, para que você possa detectar qualquer erro. Isto é, é claro, a menos que os recibos sejam para compras que possam ser usadas para fins fiscais. Nesse caso, você deseja manter esses recibos por até sete anos, assim como seu retorno de imposto no caso de uma auditoria.
Mantendo suas informações seguras
O roubo de identidade tornou-se um grande problema nos últimos anos. Os ladrões são capazes de pegar pedaços da sua história pessoal e financeira e usá-la para criar identidades falsas que podem arruinar seu crédito, drenar suas contas bancárias e, além disso, causar uma grande dor de cabeça. Portanto, é importante proteger e descartar seus dados financeiros corretamente.
Primeiro de tudo, considere a compra de um triturador de papel para sua casa. Todas essas contas de serviços antigos e até mesmo as ofertas de cartão de crédito não utilizadas que você recebe pelo correio a cada mês podem ser alvos principais para ladrões. Ao destruir seus documentos não utilizados, você pode ter certeza de que minimizou as chances de alguém roubar as informações.
Isso também significa que você deve proteger os documentos que guarda em casa. Se você apenas armazenar tudo em caixas de papelão no porão, o que acontece se houver uma inundação? Anos de dados podem ser perdidos. A mesma coisa acontece se houver um incêndio ou outro desastre.
Embora não seja possível proteger-se contra todas as possibilidades, você pode, pelo menos, ter um gabinete de arquivamento resistente, resistente e possivelmente até à prova de fogo, que manterá seus documentos relativamente seguros e fora das mãos erradas. Você não precisa exagerar, mas também não quer que tudo fique em algumas caixas velhas de sapato no seu armário.
Ser organizado pode até ajudar seus herdeiros
No caso de algo acontecer com você, os documentos financeiros organizados podem ajudar tremendamente aqueles que cuidarão de seus negócios depois que você se for. Isso pode simplificar a liquidação de sua propriedade. Se você tiver um testamento, também é importante ter uma carta de instrução para que o executor saiba onde encontrar esses documentos.