Você sabe o que seus dados financeiros dizem?
É por isso que manter um balanço preciso e atualizado é essencial. Ao administrar um negócio, você deve saber em que fundos estão indo, o que está sendo pago e o valor atual de tudo que você usa nas operações diárias.
Balancetes explicados
Um balanço fornece uma visão geral dos ativos e passivos da sua empresa. Ativos são tudo o que sua empresa tem. Passivos são tudo o que seu negócio OWES. O que resta é o "valor contábil" de sua empresa, conhecido como capital próprio, dependendo se você opera como um único proprietário ou como uma empresa com acionistas.
Entendendo os Ativos
Ao preparar um balanço, os ativos devem ser divididos em diferentes categorias. O dinheiro feito das vendas (contas a receber) é diferente do valor do estoque, e a separação dos tipos de ativos dá uma ideia mais clara de quanto dinheiro real você tem para trabalhar. Afinal de contas, US $ 2 milhões em matérias-primas podem ser um ativo, mas você não pode aproveitá-lo para pagar as contas de serviços públicos do próximo mês.
Ativos líquidos
Essa categoria inclui dinheiro e equivalentes a dinheiro, como dinheiro em contas bancárias , certificados de depósito, títulos e outras fontes que podem ser rapidamente convertidas em dinheiro, sem perder nenhum valor. Contas a receber, uma lista de todos os pagamentos ou vendas que estão esperando para serem liquidados, também são considerados ativos líquidos.
Se você tiver algum investimento de curto prazo que possa ser vendido, se necessário, seu balanço também deve refletir isso.
Ativos correntes
Os ativos circulantes são ativos que serão convertidos em caixa ou usados nos próximos doze meses. Contas a receber é o ativo circulante mais comum. Outros exemplos incluem investimentos de curto prazo, estoque e despesas pagas antecipadamente
Ativo permanente
Ativos que são considerados " ativos fixos " incluem os terrenos e edifícios que sua empresa possui, bem como os equipamentos, máquinas e veículos que você usa regularmente. Por exemplo, se você administra um restaurante que também oferece um serviço de entrega, seus fornos, refrigeradores, freezers e carros de entrega contam como ativos fixos.
Outros ativos
A categoria é usada para rastrear ativos não líquidos que não devem ser convertidos em caixa nos próximos doze meses. O exemplo mais comum pode ser um depósito de segurança em seu escritório que o proprietário irá manter durante o prazo do arrendamento.
Para determinar seus ativos totais, adicione seus ativos líquidos, atuais, fixos e outros ativos juntos. É o valor total de cada forma potencial de dinheiro em seu negócio.
Entendendo o Passivo
Assim como com os ativos, as empresas têm mais de um tipo de responsabilidade.
Estes também são contabilizados separadamente no seu balanço, para que você possa ver com o que você tem que lidar agora e quais despesas estarão surgindo no futuro.
Passivo Circulante
Qualquer coisa que você deva pagar nos próximos doze meses é considerado um passivo circulante. Pode incluir contas a pagar, que são saldos pendentes para aqueles que fornecem estoque e serviços para sua empresa e salários ganhos por funcionários que ainda não foram pagos. As faturas mensais também podem se enquadrar nessa categoria.
Passivo de Longo Prazo
Se você tiver despesas ou pagamentos que vão além do ano atual, eles são listados como passivos de longo prazo. Um saldo de hipoteca é um exemplo comum de um passivo de longo prazo. Os pagamentos em andamento ou as entregas mensais também podem ser de longo prazo se você esperar que eles continuem por mais de 12 meses.
A importância da reconciliação
É claro que, para saber exatamente quantos ativos e passivos sua empresa está lidando, você precisa reconciliar suas declarações bancárias e de cartão de crédito regularmente. Simplesmente assumindo que todas as transações que você anotou e aquelas que realmente ocorreram são as mesmas, você pode ter problemas quando chega a hora de pagar as contas ou arquivar os impostos.
Extratos bancários
Reconciliar seus extratos bancários é essencial para garantir a segurança de seus fundos de negócios. Quando você passar por um extrato mensal, verifique cada transação em relação ao seu próprio registro e verifique se ele corresponde. Você pode encontrar pagamentos ou depósitos que você esqueceu de anotar; subtraia ou adicione-os de acordo. Compare todos os números de cheques enviados aos seus registros para garantir que nenhum está faltando e, se houver, ligue para o banco para verificar esses gastos e atualizar seu cadastro.
Certificar-se de que seus registros correspondam aos bancos ajuda a evitar grandes erros e manter uma conta precisa do dinheiro que você tem disponível. É fácil cometer um erro ao escrever algo quando você está no meio de uma centena de outras coisas, e tomar o tempo para reconciliar seu extrato bancário pode evitar uma grande dor de cabeça financeira mais tarde.
Repassar seus extratos bancários também alertará você sobre qualquer fraude ou roubo. Infelizmente, isso pode ser um problema não tão incomum quando se trata de contabilidade e manter uma vigilância atenta sobre sua atividade regular na conta pode ajudar a identificar cobranças incorretas ou fraudulentas antes que elas comecem a somar.
Declarações de cartão de crédito
O dinheiro que seu negócio paga é tão importante quanto o dinheiro que entra. Examine seu extrato mensal do cartão de crédito assim que ele chegar e fique atento a cobranças duplicadas ou compras não autorizadas. Se você se deparar com alguma atividade que pareça suspeita, entre em contato com a empresa que emitiu o cartão de crédito e cancele-o imediatamente.
Para compras legítimas, verifique se todas as cobranças estão corretas. A dupla cobrança acidental ou um erro em um preço cotado pode resultar em sua empresa pagando mais do que deveria a seus fornecedores. Resolva esses problemas o mais rápido possível e verifique novamente para garantir que você contabilizou todas as compras feitas ao longo do mês.
Depois de reconciliar as duas declarações, verifique os valores resultantes em seu balanço e faça as alterações necessárias para que elas correspondam. O objetivo de fazer tudo isso a cada mês é evitar perdas prejudiciais e monitorar o quão bem você está lidando com os fundos de negócios como um todo.
Reduzindo a Dívida
Ter uma visão abrangente dos ativos e passivos de sua empresa facilita a visualização do destino do dinheiro e como você pode gerenciar melhor as despesas. Muitas pequenas empresas começam com um déficit na forma de empréstimos ou linhas de crédito que precisam ser pagas ao longo do tempo para operar no preto. Quanto melhor você entender as finanças do seu negócio, mais fácil será encontrar maneiras de equilibrar seus negócios e reduzir a dívida.
Um balanço adequadamente gerenciado permite que você fique por dentro de cada transação que ocorre durante as operações diárias de sua empresa. Dá-lhe algo para mostrar ao banco se eles precisam de um registro do valor de sua empresa, assegura aos investidores atuais que suas finanças estão sob controle e podem ser uma ferramenta para levantar capital de investimento adicional. Como dono de uma empresa, um balanço preciso oferece paz de espírito ao saber que suas finanças estão em ordem e você tem uma visão clara de quanto dinheiro está disponível para cobrir as despesas que inevitavelmente surgem ao administrar sua empresa.