A natureza do saldo de contas a receber de uma empresa depende do setor e da indústria em que atua, assim como a gestão específica de políticas de crédito foi estabelecida.
As empresas documentam suas contas a receber no balanço, como ativo circulante.
Gravando A / R no Balanço
A melhor maneira de entender as contas a receber é visualizar uma transação e como ela acaba no balanço .
Imagine que o Wal-Mart queira encomendar um novo conjunto de livros de Harry Potter de edição especial da editora. Ele negocia uma corrida de 50.000 unidades que não estará disponível em nenhum outro lugar. Os livros são impressos e embalados, e o editor cobrará US $ 30 por peça do Wal-Mart. O Wal-Mart venderá os conjuntos por US $ 90 cada para seus clientes.
Quando o editor enviar as 50.000 unidades para o Wal-Mart, ele incluirá uma conta de US $ 1.500.000. É o dinheiro devido ao editor (50.000 qt x x 30 por conjunto = $ 1.500.000). O Wal-Mart recebeu os livros físicos, mas o editor não foi pago, mesmo que tenha o direito legal ao dinheiro.
Esses US $ 1.500.000 estão no balancete da editora como uma conta a receber.
Por outro lado, está no balanço do Wal-Mart como um ativo de estoque e um passivo de contas a pagar .
Termos de pagamento
Geralmente, uma empresa vende produtos em termos de conjuntos de créditos para o seu A / R. Os termos incluem o número de dias em que os clientes devem pagar sua fatura antes de serem cobrados uma taxa atrasada.
Quando os clientes não aderem às condições de pagamento, o vendedor pode se aproximar de seu cliente e oferecer novos termos ou algum outro remédio para cobrar da conta.
Se não houver progresso, o saldo de contas a receber é transferido para uma agência de cobrança ou, em casos mais extremos, a empresa processa a pessoa ou instituição que lhe deve dinheiro, buscando alívio de um tribunal ao confiscar bens.
As empresas costumam usar qualquer um dos termos habituais de A / R. Estes são expressos como "Net 10", "Net 15", "Net 30", "Net 60" ou "Net 90". Os números referem-se ao número de dias em que o valor líquido é devido e espera-se que seja pago. Por exemplo, a rede 10 significa que você tem dez dias a partir da data da fatura para pagar seu saldo.
Para liberar o fluxo de caixa e aumentar a velocidade com que ele pode acessar os fundos, muitas empresas oferecem um desconto de pagamento antecipado em saldos de contas a pagar mais longos para motivar seus clientes a pagá-los mais cedo. Geralmente, é do interesse do cliente aproveitar o desconto e pagar antecipadamente, porque o desconto equivale a uma taxa de crescimento anual composta muito acima do que poderia ganhar em outro lugar.
Saldos grandes de A / R
Ter um grande saldo de contas a receber no balanço parece positivo. Você pensaria que toda empresa quer uma inundação de dinheiro futuro esperado em seu caminho.
No entanto, o dinheiro em A / R é dinheiro que não está no banco, o que expõe a empresa a um grau de risco. Se o Wal-Mart falisse ou simplesmente não pagasse a editora, seria forçado a anotar o saldo de contas a receber em seu balanço em US $ 1,5 milhão.
Absorver essa perda e ficar preso a 50.000 unidades de livros personalizados de Harry Potter poderia ser devastador para o editor. Dê uma olhada no livro de contas a receber de uma empresa. Deve ser bem diversificado. Se um cliente ou cliente representar mais de cinco ou dez por cento das contas a pagar, isso cria exposição e pode ser motivo de preocupação.
Normalmente, as empresas constroem uma reserva de caixa para se preparar para situações como essa. As reservas são encargos contábeis específicos que reduzem os lucros a cada ano, destinados a aproximar as perdas antecipadas. Se as reservas forem inadequadas ou precisarem ser aumentadas, cobranças adicionais precisam ser feitas na demonstração de resultados .
As reservas são usadas para registrar o dinheiro reservado para cobrir todos os tipos de problemas, desde as expectativas de devolução de garantias até as provisões de empréstimos ruins nos bancos.
Receita pré-paga ou não recebida
Algumas empresas têm um modelo de negócios diferente e, na verdade, são pagas antecipadamente. Nesse caso, a empresa não registra contas a receber, mas insere um passivo em seu balanço em uma conta conhecida como receita não recebida ou receita pré-paga.
À medida que o dinheiro é ganho, seja enviando produtos prometidos, progredindo no processo de fabricação ao usar o método de "porcentagem de conclusão" ou a passagem do tempo, ele é transferido da receita não obtida no balanço patrimonial para a receita de vendas na receita declaração, reduzindo o passivo e aumentando as vendas reportadas.
Uma boa ilustração disso é o setor de gerenciamento de ativos . Os clientes geralmente pagam taxas a um Consultor de Investimento Registrado trimestralmente, cobradas antecipadamente. A empresa de consultoria recebe o dinheiro, mas ainda não ganhou esse dinheiro. Para cada dia útil que passa, uma certa porcentagem de taxas se torna ganha e não é reembolsável.
Uma empresa de gestão de ativos que opta por faturar em atraso, por outro lado, teria temporariamente um saldo de contas a receber em seu balanço, geralmente por apenas um dia ou dois, pois as taxas são deduzidas das contas de custódia do cliente na maioria dos casos.